Formato de desprendible de nómina Colombiana en Excel

Un desprendible de nómina es un documento que comprueba el pago por la labor realizada por el empleado.
Valeria Manduke-Curtis y Ricardo Galicia

Formato de desprendible de nómina Colombiana en Excel

Un desprendible de nómina es un documento que comprueba el pago por la labor realizada por el empleado.
Por:
Valeria Manduke-Curtis y Ricardo Galicia
July 1, 2022

Un desprendible de nómina es un documento que muestra el salario que percibe un empleado. Lo componen los ingresos, aportaciones y descuentos del periodo.

Tabla de Contenidos

Introducción

Un desprendible de nómina detalla el sueldo que recibe un colaborador en el mes. Este muestra los ingresos por días trabajados, los descuentos legales y los aportes que el empleador hace al seguro social.

En esta publicación explicaremos cómo calcular la nómina. Te mostraremos un ejemplo donde detallaremos los cálculos. Además, te contaremos qué es este documento y resolveremos preguntas frecuentes sobre el tema.

Antes de continuar, es importante que no consideres esta publicación como una guía para pagar el salario a tus trabajadores. Esta guía está diseñada para una comprensión general con casos ideales. Nosotros te recomendamos que contrates un contador para hacer los cálculos considerando todos los casos.

¿Cómo se calcula un salario en Colombia?

Para entender un desprendible de nómina primero debes definir el sueldo bruto. En general, los sueldos se negocian con este parámetro en Colombia y se especifican en las cartas de oferta. Supongamos para este ejemplo que el sueldo bruto será de COP 3.000.000. ¿Cuánto estaremos pagando por un trabajador si consideramos todos los ingresos y aportes? 

Primero hay que considerar que hay ingresos no mensuales. En Colombia por ley hay pagos que se realizan al empleado en ciertos meses del año. Algunos ejemplos son las cesantías y las primas de servicio, que veremos más adelante en detalle. Estas corresponden al 17,7% del salario bruto. Así, cada mes la persona recibiría alrededor de COP 530.000 extra.

Por último están los aportes y parafiscales que hay que pagar mensualmente por ley. Estos corresponden al porcentaje de salud, pensión y otras cosas que cubre el empleador adicional al sueldo bruto. La suma da un total de COP 750.000 en este ejemplo. Lo cual, equivale al 25% del sueldo bruto del colaborador.

Lo anterior nos da un costo total por trabajador de COP 4.280.660. Esto corresponde a un 43% sobre el sueldo bruto aproximadamente. La siguiente tabla ilustra nuestro ejemplo. 

Casi al final de la tabla observamos que al empleado se le realizan descuentos equivalentes a COP 240.000 por concepto de salud y pensión. Esto equivale al 8% del salario bruto. Si restamos dichos deducciones al salario, obtenemos que el sueldo neto del empleado es de COP 2.760.000.

¿Cómo se calculan los ingresos, descuentos y aportaciones en el desprendible de nómina?

Te recomendamos que descargues nuestro modelo en excel de desprendible de nómina para que hagas el seguimiento del ejemplo que veremos a continuación. Así podrás comprender como se realiza cada uno de los cálculos. 

Ingresos del colaborador

Continuando con el ejemplo, seguiremos asumiendo que el colaborador recibe un sueldo bruto de COP 3.000.000 y no recibe ningún tipo de bonificación adicional. 

Los demás ingresos se entregan en meses específicos del año o cuando el salario bruto de la persona es menor a cierto monto. En nuestro modelo de excel se harán los cálculos si cambias los meses. 

Te explicamos aquí el detalle a qué corresponde cada ingreso: 

  • Auxilio de transporte: prestación equivalente a COP 117.172 mensuales. El empleado recibe este monto solo si gana menos de dos salarios mínimos (COP 2.000.000).  
  • Prima de servicios: su pago es igual a un mes de salario del colaborador. El 50% se entrega en junio y la parte restante en diciembre. 
  • Cesantías: es equivalente a un salario mensual del empleado. La empresa tiene hasta el 14 de febrero de cada año para pagar el 100% de este valor.
  • Intereses sobre las cesantías: representa el 12% del monto recibido por las cesantías y es pagada en enero.

Reiteramos que este ejemplo no toma en consideración algunos escenarios. Por ejemplo, las vacaciones o bonificaciones por desempeño podrían cambiar totalmente cómo se calculan algunos de estos ingresos. Dado esto, reiteramos que es importante que un contador profesional realice el cálculo de nómina en tu empresa.

Descuentos al salario del empleado

En el caso de Colombia, existen tres conceptos que se descuentan al salario bruto del colaborador. Estas deducciones son:

  • Aporte a salud: representan el 4% del salario bruto.
  • Aporte a pensión: al igual que la salud, representan el 4% del salario bruto
  • Fondo de Solidaridad: se descuenta entre el 1% y 2% solo si el colaborador gana más de cuatro salarios mínimos (COP 4.000.000).

En este caso, observamos que al colaborador le descuentan COP 240.000. La mitad por concepto de salud y la otra por pensión. Además, no realiza el pago correspondiente al Fondo de Solidaridad, debido a que gana menos del monto establecido para realizarlo. 

Colombia utiliza la Retención en la Fuente como un anticipo mensual para el pago del Impuesto de Renta. Este pago se refleja en el desprendible de nómina si el colaborador percibe un ingreso bruto superior a COP 5.470.000. Por simplificación en el modelo que diseñamos no se considera este descuento.

Aportes y parafiscales a cargo del empleador

Las aportaciones y parafiscales son las obligaciones legales que tiene que cumplir el empleador. Estos son los elementos que se consideran en Colombia: 

  • Salud: la empresa asume un pago equivalente al 8,5% del salario bruto del trabajador.
  • Pensión: el empleador paga una suma igual al 12% del salario bruto del colaborador.
  • Administradora de Riesgos Laborales (ARL): la empresa paga entre el 0,522% y el 6,96% sobre el salario. El porcentaje depende de las actividades que realice la organización.    
  • Caja de Compensación: monto semejante al 4% del salario bruto. Es destinado a la gestión de la calidad de vida del colaborador.   
  • Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): la compañía aporta a la institución el 3% del salario bruto del colaborador. Se paga si la empresa tiene empleados que perciben un salario superior a diez salarios mínimos (COP 10.000.000).
  • Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA): la empresa destina a este servicio el 2% del salario bruto del empleado. Esta, al igual que el ICBF, se paga si la empresa tiene empleados que perciben un salario superior a diez salarios mínimos (COP 10.000.000).

La tabla muestra que la suma de las aportaciones da un total de COP 750.660. Como puedes ver, en este caso la empresa está exenta de pagar los aportes a ICBF y SENA, ya que el colaborador no tiene ingresos superiores a 10 salarios mínimos (COP 10.000.000). De lo contrario, la organización tendría que pagar las proporciones establecidas por ley.

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OTRAS COSAS QUE DEBERÍAS SABER DE UN DESPRENDIBLE DE NÓMINA

¿Qué es un desprendible de nómina?

El desprendible de nómina certifica que el empleado recibió un pago por sus servicios. Este documento cuenta con los datos personales del trabajador, la empresa, el tipo de contrato y el salario acordado entre las dos partes. Su finalidad es facilitar la gestión contable y fiscal de una compañía, así como permitir que el colaborador tenga una prueba de sus ingresos laborales.

¿Es obligatorio entregar desprendibles de nómina en Colombia?

No hay una ley que obligue a las empresas a entregar los desprendibles de nómina. Sin embargo, existe una norma que indica que la compañía debe garantizar que el empleado pueda consultar las aportaciones a salud y pensión. De no existir un comprobante de estas aportaciones, la empresa será sancionada hasta con cinco salarios mínimos legales vigentes (COP 5.000.000).

¿Es obligatorio que la empresa haga firmar el desprendible de nómina al empleado?

No es obligatorio, pero es lo más recomendable. La firma es la prueba de que el trabajador recibió el pago. Así, acepta el salario que recibió y los descuentos que le fueron aplicados.

Conclusión

Ahora entiendes cuál es el costo-empleado en Colombia y sabes que contratar un empleado en Colombia cuesta el 42,7% del salario bruto. Además, identificas los descuentos que se le aplican al empleado. Sabes que el sueldo líquido que recibe el colaborador es el 92% del salario bruto.

Este post te permitirá estructurar mejor tus procesos corporativos y entender cómo funciona la nómina en Colombia.  Recuerda que esta publicación tiene como objetivo ofrecer una guía sobre el tema, pero te recomendamos trabajar de la mano con un contador experto en el tema. 

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